कार्यालय व्यवस्थापन :

कोठल्याही संस्थेच्या कार्यालयाकडे सोपविलेली कामे त्वरेने, व्यवस्थितपणे आणि कार्यक्षमतेने पार पाडली जावीत, यासाठी केलेल्या कार्यालयीन कामाच्या व्यवस्थेची अंमलबजावणी म्हणजेच कार्यालय व्यवस्थापन होय. व्यापारी कार्यालयाकडे सोपविण्यात येणारी कामे मुख्यतः संस्थेच्या व्यापारी व्यवहारांचे स्वरूप व त्यांचा विस्तार, कायद्यांतील तरतुदी आणि संस्थेच्या दैनंदिन गरजा यांच्यावर अवलंबून असतात. कार्यालयीन कामांचे स्वरूप कार्यालयागणिक वेगवेगळे असले, तरी ती कामे हातावेगळी करण्याच्या कार्यक्षम पद्धती अनुभवांती रूढ होतात व सामान्यत: सर्व कार्यालयांतून वापरल्या जातात. या पद्धतींचा अवलंब करुन व नवीन कार्यक्षम पद्धती शोधून काढून आपली जबाबदारी पार पाडण्यासाठी कार्यालय व्यवस्थापन सतत प्रयत्न करीत असते. ज्या प्रमाणात हे व्यवस्थापन यशस्वी होईल, त्या प्रमाणात वस्तू किंवा सेवा यांच्या उत्पादनखर्चातील व्यवस्थापनखर्चाचा अंश कमी होऊन उपभोक्त्यांचा फायदा होईल.

सर्वसाधारणपणे व्यापारी कार्यालयाच्या व्यवस्थापनात खालील दहा कार्याचा समावेश होतो : (१) नोंद-पुस्तके ठेवणे (२) पत्रव्यवहार (३) कागदपत्रांचे जतन (४) कामाची योग्य आखणी व वाटणी (५) कार्यपद्धती ठरविणे (६) आधुनिक उपकरणांचा व यंत्राचा उपयोग (७) उपकरण-साठा व योग्य वाटप (८) जनसंपर्क (९) कर्मचाऱ्यांवर देखरेख व (१०) कर्मचारी प्रशासनाची व्यवस्था. या कार्यांच्या तपशिलावरुन कार्यालय व्यवस्थापनाची व्याप्ती आणि त्याचे महत्त्व समजण्यास मदत होते.

(१) नोंद-पुस्तके ठेवणे : प्रत्येक कार्यालयात कायद्यानुसार काही कागदपत्रे व नोंद-पुस्तके ठेवावीच लागतात. उदा., कंपनी कायद्यान्वये प्रत्येक कंपनीला काही नोंद-पुस्तके ठेवणे आवश्यक असते. प्रत्येक कंपनी कार्यालयात सभासदांचे नोंद-पुस्तक असावेच लागते. कायद्याप्रमाणे प्रत्येक कंपनीला आपले वार्षिक नफातोटापत्रक व वर्षाअखेरचा ताळेबंद कंपनी-निबंधकाकडे सादर करावा लागतो. प्राप्तिकर व कंपनीकर यांची आकारणी करता यावी, म्हणून कंपनीच्या सर्व व्यवहारांचे हिशेब व्यवस्थितपणे ठेवावे लागतात. सर्व व्यापारी संस्थांना आपल्या व्यापारी उलाढालींची नोंद व त्यांचे हिशेब पद्धतशीर ठेऊन स्वत:च्या कार्याचे मूल्यमापन करावे लागते. खरेदी-विक्री, वस्तू किंवा सेवा यांच्या उत्पादनावरील खर्च, कर्मचाऱ्यांचे वेतन, व्यापारातील गुंतवणूक, आय-व्यय इ. बाबींची सविस्तर नोंद करणे आवश्यक असते. या नोंद-पुस्तकांचा कार्यालयाला दुहेरी उपयोग होतो. एकतर, संकल्पित योजना यशस्वी होत आहेत की नाहीत, हे नोंदीवरून समजते. शिवाय, कार्यालयाच्या चालू योजनांमध्ये काय फेरफार करावेत व नवीन योजना कशा आखाव्यात, यासंबंधीचे निर्णय घेण्यासाठी नोंद-पुस्तकांचा उपयोग होतो.

(२) पत्रव्यवहार : कार्यालयात रोज अनेक पत्रे येतात व तेथून दररोज बरीच पत्रे बाहेर पाठविली जातात. येणाऱ्या पत्रांचा ताबडतोब परामर्श घेतला जाऊन त्यांवर त्वरित आणि परिणामकारक कार्यवाही होणे आवश्यक असते. त्यासाठी कार्यालयाच्या पत्रव्यवहार विभागाने कागदपत्रे तत्परतेने हाताळणे जरूरी असते. कार्यालयांतून बाहेर जाणारी पत्रे म्हणजे संस्थेचे एकप्रकारचे ‘मूक राजदूत’च होत, एवढे त्यांना महत्त्व आहे. त्यांच्यामुळे संस्थेला व्यापारी जगात प्रतिष्ठा मिळू शकते ग्राहकांशी योग्य संबंध टिकविता येतात आणि नवीन गिऱ्हाईके जोडता येतात. पत्रांचे कार्य केवळ सलोख्याचे संबंध दृढ करण्याचेच नसून त्यांच्यावर आर्थिक व्यवहार अवलंबून असतात. जरूर पडल्यास पुरावा म्हणून त्यांचा न्यायालयात उपयोग करावा लागतो. म्हणून सर्वच दृष्टींनी कार्यालयीन पत्रव्यवहारास फार महत्व आहे. तो तत्परतेने, व्यवस्थितपणे व काळजीपूर्वक करणे, ही कार्यालय व्यवस्थापनाची एक प्रमुख जबाबदारी असते.

(३) कागदपत्रांचे जतन : केलेल्या नोंदी व झालेला पत्रव्यवहार यांचे जतन करण्याची जबाबदारीही कार्यालय व्यवस्थापनाची असते. या नोंदींची व पत्रांची अनेक वेळा संदर्भासाठी गरज पडते. अशा वेळी आवश्यक तो कागद त्वरित हाती यावा, म्हणून कागदपत्रांचे शास्त्रीय पद्धतीने जतन करावे लागते. यासाठी वेगवेगळ्या फाइलिंगच्या पद्धती उपलब्ध आहेत. फाइलिंगची व्यवस्था नीट असली, तरच कार्यालयाचे काम सुरळीतपणे चालते. कागद गहाळ होणे, तो सापडण्यास विलंब लागणे, चालू कामास अनावश्यक असलेले कागद कार्यालयात इतस्तत: पडलेले आढळणे, ही फाइलिंगच्या कामाकडे दुर्लक्ष असल्याची लक्षणे समजतात. कागदपत्रे कार्यालयात अशा रीतीने जतन करावी लागतात की, कोणत्याही वेळी हवे ते कागदपत्र विलंब न लागता उपलब्ध होऊ शकतील.

(४) कामाची योग्य आखणी व वाटणी : कार्यालयास जी अनेक प्रकारची कामे दैनंदिन व्यवहारात करावी लागतात. त्यांची योग्य आखणी केलेली असते. प्रत्येक काम कार्यक्षमतेने कसे करावे, याची पद्धत घालून दिली जाते आणि नवीन कर्मचाऱ्यांना तीसंबंधी माहिती व प्रशिक्षण दिले जाते. मोठ्या कार्यालयात कामाचा बोजा एवढा असतो की, काम उरकण्याच्या दृष्टीने कामाची वाटणी निरनिराळ्या विभागांमध्ये करावी लागते व त्या त्या विभागाकडे विवक्षित जबाबदारी सोपवावी लागते. उदा., टंकलेखनाची जबाबदारी टंकलेखन विभागाकडे दिलेली असते, तर गुप्त पत्रव्यवहाराची जबाबदारी सांभाळण्यासाठी एक खास विभाग अस्तित्वात आणतात वा अन्य काही स्वतंत्र व्यवस्था करतात. कामांची वाटणी केली की, श्रमविभागणीच्या तत्त्वानुसार कामे कार्यक्षमतेने करता येतात. हे जरी खरे असले, तरी वाटलेल्या कामांचे एकसूत्रीकरण करण्याचे नवीन काम कार्यालयावर येऊन पडते. तसे न केल्यास प्रत्येक काम वेगवेगळ्या धोरणानुसार केले जाऊन गोंधळ माजण्याचा संभव असतो. म्हणूनच प्रत्येक कार्यालयास निरनिराळ्या विभागांतील कामांचे सुसूत्रीकरण साधून कार्यालयीन धोरणाची अंमलबजावणी करावी जागते.

(५) कार्यपद्धतीची निश्चिती : कार्यालयातील कामाचे शास्त्रीय पृथक्करण करुन ते त्वरेने, कार्यक्षमतेने व काटकसरीने पार पाडता यावे, म्हणून विशिष्ट कार्यपद्धती ठरवावी लागते. कामाच्या सोयीच्या दृष्टीने कार्यालयाचे निरनिराळे विभाग व पोट-विभाग पाडलेले असतात. त्यांमधील कर्मचाऱ्यांची कार्यालयात अशा ठिकाणी बसण्याची सोय करावी लागते की, कार्यपद्धतीने नियोजित केलेला कार्यप्रवाह सुरळीतपणे, अडथळे न येता व अनावश्यक हालचाली न कराव्या लागता, संथपणे चालू राहतो. ही कार्यपद्धती निश्चित करताना प्रत्येक कार्यालयास आपले विशिष्ट प्रश्न विचारात घ्यावे लागतात व ते सोडविण्यास अनुरूप अशी पद्धती शोधून काढावी लागते. तसे करताना अर्थातच, कार्यालयाचे अंतिम ध्येय कार्यक्षमतेने व अनावश्यक खर्च टाळून कसे साध्य करता येईल, याची काळजी घ्यावी लागते.

कार्यपद्धतीचे स्वरूप निश्चित झाल्यावर ते कर्मचाऱ्यांना समजावे, म्हणून एक नियमपुस्तिका (मॅन्यूअल) तयार करतात. तीमध्ये कार्यालय संघटन, त्यातील कर्मचारीश्रेणी, त्यांची जबाबदारी, अधिकार व कर्तव्य, निरनिराळ्या विभागांच्या परस्परसंबंधांचे स्वरूप आणि कामे पार पाडण्यासंबंधीच्या सूचना, यांचे मुद्देसूद दिग्दर्शन केलेले असते. या पुस्तिकेच्या आधारे प्रत्येक कर्मचाऱ्यास कार्यालयाची ओळख पटते. आणि त्यातील आपले स्थान व जबाबदारी यांची जाणीव होऊन तो आपले काम अधिक आत्मविश्वासाने करण्यास प्रवृत्त होतो.

(६) आधुनिक उपकरणांचा व यंत्रांचा उपयोग : कार्यालयीन कामाचा व्याप लवकर, व्यवस्थितपणे व कमी खर्चात उरकता यावा, यासाठी अनेक उपकरणे आणि यंत्रे उपलब्ध झाली आहेत. त्यांचा उपयोग म्हणजेच कार्यालयाचे आधुनिकीकरण होय. व्यापारी कार्यालयांचा आधुनिकीकरणाकडील कल गेल्या चाळीस-पन्नास वर्षात स्पष्टपणे दिसून आला आहे. टंकलेखन यंत्रे, नकला करणारी यंत्रे (डुप्लिकेटर्स), दूरध्वनी ध्वनिमुद्रण यंत्रे (डिक्टाफोन), संख्यामापन यंत्रे (कॉम्प्टोमीटर्स), लेखाकर्म यंत्रे, गणक यंत्रे, धनादेश लिहिणारी यंत्रे, पत्रांवर पत्ते छापणारी यंत्रे, पोस्टाची तिकीटे उठविणारी यंत्रे, कागद एकत्र टाचणारी यंत्रे अशी अनेक प्रकारची यंत्रे आज मोठ्या कार्यालयांतून वापरली जातात. त्यांच्या साहाय्याने काम लवकर, कमी खर्चात, सुबकपणे व बिनचूकपणे होऊ शकते. जसजसा कार्यालयाचा व्याप वाढत जातो, तसतशी यंत्रांचा उपयोग करण्याची गरज व प्रवृत्ती वाढत जाते. एखाद्या कार्यालयाने कोणती यंत्रे किती प्रमाणावर वापरावीत, हे त्या त्या कार्यालयाच्या व्यवस्थापकाने ठरवावयाचे असते. हा निर्णय करताना त्याला, कार्यालयाच्या कामाचा व्याप व तो यंत्रासहित आणि यंत्राविरहित उरकण्यासाठी होणाऱ्या खर्चाची तुलना, या गोष्टी विचारात घ्याव्या लागतात. काही वेळा यात कार्यालयाच्या प्रतिष्ठेचाही प्रश्न असतो. आधुनिकीकरणाची स्वाभाविक ओढ सर्वांनाच असते त्या बाबतीत कार्यालय व्यवस्थापनास मागे राहून चालत नाही.

(७) उपकरण-साठा व योग्य वाटप : कार्यालयांच्या कामासाठी विविध उपकरणांची गरज लागते. कागद, कार्बन पेपर, वह्या, नोंदपुस्तके, पेन्सिली, रबर, शाई, निबे, टाक, टीपकागद, टाचण्या, पेपरक्लिपा, फाइली, वजनगोळे, कचेरीतील यंत्रांना लागणारी उपकरणे, टेबले, खुर्च्या, कपाटे, शेल्फ, तिजोऱ्या, कुलपे, वाहने, पुस्तके इ. सामानांचा योग्य प्रमाणावर साठा कार्यालयास ठेवावा लागतो. कार्यालयातील विविध विभागांतील कर्मचाऱ्यांमध्ये या साठ्यातून इष्ट प्रमाणावर व नियोजित पद्धतीने वाटप करून, प्रत्येक वस्तूचा हिशेब ठेवावा लागतो. या वाटपाची व हिशेबाची नीट व्यवस्था नसली, तरी कार्यालयाच्या कामात अडथळा उत्पन्न होतो, कामास विलंब लागतो व या सामानाचा खाजगी वापर करण्याची प्रवृत्ती बळावत जाऊन कार्यालयीन खर्चाचे प्रमाण विनाकारण वाढत जाते.

(८) जनसंपर्क : कार्यालयात कामासाठी अनेक व्यक्ती ये-जा करीत असतात. त्यांचे स्वागत करून त्यांच्या चौकशांना समर्पक उत्तरे देणे, त्यांना आवश्यक ती मदत करणे किंवा संबंधित विभागाकडे जाण्यासाठी मार्गदर्शन करणे याची खास व्यवस्था कार्यालयाच्या प्रवेशद्वाराजवळ करावी लागते. तसेच कार्यालयात बाहेरुन येणारे घ्वनिसंदेश संबंधित व्यक्तींना व्यवस्थितपणे पोहोचविण्यासाठीही खास योजना करावी लागते. जरूर पडल्यास वर्तमानपत्रांशी संपर्क साधून कार्यालयाविषयीची माहिती द्यावी लागते व प्रचलित गैरसमज दूर करावे लागतात. व्यापारी कार्यालयास माहितीपत्रके, जाहिराती, भित्तिपत्रके इ. साधनांद्वारा संस्थेची माहिती जनतेला करून द्यावी लागते. काही कार्यालयांच्या दृष्टीने या कामाचे महत्त्व एवढे असते की, त्याची जबाबदारी खास जनसंपर्काधिकारी नेमून त्याच्याकडे सोपविण्यात येते [→ जनसंपर्क].

(९) कर्मचाऱ्यांवर देखरेख : कर्मचाऱ्यांची योग्य निवड करून विशिष्ट वेतनश्रेणीत त्यांची नेमणूक केली जाते, त्यांच्यामध्ये कार्यालयातील कामाची वाटणी करून दिली जाते, त्यांना कामासाठी लागणारी साधनसामग्री पुरविली व कार्यपद्धती समजावून दिली जाते, म्हणजे कार्यालयाचे काम सुरळीतपणे व कार्यक्षमतेने होईलच, असे निश्चितपणे सांगता येत नाही. त्यासाठी कर्मचाऱ्यांवर योग्य व पुरेशी देखरेख ठेवावी लागते. देखरेखीची व्यवस्था करताना निरनिराळ्या श्रेणींच्या अधिकाऱ्यांकडे वेगवेगळ्या कर्मचारी गटांवर देखरेख करण्याचे काम सोपविण्यात येते. हे अधिकारी संबंधित कर्मचाऱ्यांच्या कामाची मधूनमधून तपासणी करतात, त्यांच्या कामाचे मूल्यमापन करतात व त्यांच्या कार्यतत्परतेविषयी किंवा दिरंगाईविषयी नोंद करून त्यांबाबत आपला वार्षिक अहवाल तयार करतात. बढतीच्या वेळी हे अहवाल विचारात घेतले जातात. कर्मचाऱ्याने कार्यालयीन शिस्त न पाळल्यास त्याच्याविरुद्ध कार्यालय शिस्तभंगाबाबतचे इलाज करू शकते. त्यासंबंधीचेही नियम कार्यालयास तयार करावे लागतात आणि ते कर्मचाऱ्यांना समजावून द्यावे लागतात. औद्योगिक संस्थांच्या कार्यालयांना या बाबतीत औद्योगिक कायदेकानूंनमधील तरतुदींनुसारच उपाययोजना करावी लागते. सरकारी कार्यालयांना याबाबतचे सरकारी नियम कटाक्षाने पाळावे लागतात.

(१०) कर्मचारी प्रशासन व्यवस्था : कार्यालयातील वेगवेगळ्या श्रेणीच्या कर्मचाऱ्यांचे अनेक प्रश्न असतात. ते यशस्वी रीतीने हाताळण्यासाठी प्रत्येक मोठ्या कार्यालयास एक निराळा कर्मचारी प्रशासन विभाग उघडावा लागतो. कर्मचाऱ्यांची भरती करण्यासाठी आवश्यक ती कारवाई करणे, त्यांची शास्त्रीय पद्धतीने निवड करून विवक्षित जागी त्यांनी नेमणूक करणे, त्यांना बढती देणे, त्यांच्या बदल्या करणे, त्यांना रजा व वेतनवाढ मंजूर करणे, त्यांचे वेतन वाटणे, त्यांच्या भविष्यनिर्वाह निधीची व्यवस्था करणे, त्यांच्या प्रशिक्षणाची सोय करणे इ. आवश्यक कार्ये कर्मचारी प्रशासन विभागास सांभाळावी लागतातच. याशिवाय कर्मचाऱ्यांना योग्य ते प्रोत्साहन मिळावे, त्यांना कार्यालयात स्थैर्य लाभावे, त्यांच्यामध्ये कार्यालयाविषयी आत्मीयता निर्माण होऊन त्यांनी मनापासून काम करण्यास प्रवृत्त व्हावे, म्हणून त्यांच्या हिताची जपणूक करण्याची जबाबदारीही या विभागावरच येऊन पडते. या दृष्टीने कर्मचाऱ्यांच्या अडचणी व गैरसोयी दूर करणे, त्यांच्यासाठी विश्रामगृहे व अल्पोपहारगृहे यांची व्यवस्था करणे, त्यांच्या क्रिडा, शिक्षण, करमणूक इ. कार्यक्रमांना योग्य ते उत्तेजन देणे, त्यांच्यासाठी घरे बांधणे, वाहनांची सोय करणे, स्त्री कर्मचाऱ्यांच्या खास अडचणींचे निराकरण करणे इ. व्यवस्था संस्थेच्या धोरणानुसार आणि कायद्यातील तरतुदींना प्राधान्य देऊन कर्मचारी प्रशासन विभागास कराव्या लागतात.

कार्यालय व्यवस्थापनाचे महत्व लक्षात घेता त्याची जबाबदारी केवळ वरील दहा कार्यांपुरतीच मर्यादित नाही, हे स्पष्ट होते. कार्यालय व्यवस्थित चालावे म्हणून ज्या मुख्य कामांची तरतूद करावीच लागते, त्यांचाच उल्लेख येथे केला आहे. बदलत्या परिस्थितीप्रमाणे कार्यालयापुढे निरनिराळे प्रश्न उभे राहतात व त्या प्रश्नांची उकल करण्याची जबाबदारी कार्यालयासच स्वीकारावी लागते. प्रत्येक कार्यालयाचे निरनिराळ्या सत्ताधारकांशी संबंध येतात, मग ती सत्ता एखाद्या सरकारी कार्यालयाची असो, कर अधिकाऱ्याची असो, माल पुरविणाऱ्याची असो, माल विकत घेणाऱ्याची असो की कामगार संघटनांची असो. हे संबंध संस्थेस हितावह होतील व संस्थेच्या प्रतिष्ठेस पोषक असतील, असे धोरण कार्यालयाने आखणे श्रेयस्कर असते. तसे न केल्यास संघर्ष उत्पन्न होऊन कार्यालयाच्या कामात अडथळे उत्पन्न होण्याचा संभव असतो व त्यांमुळे कार्यालयीन क्षमता कमी होऊन संस्थेच्या हितास बाध होण्याची शक्यता असते. स्पर्धाधिष्ठित व्यापारी जगात गिऱ्हाइकास खूष ठेवण्याचे धोरण व्यापारी कार्यालयास पाळावे लागते त्याचप्रमाणे लोकशाही राष्ट्रात जनतेच्या हिताचे संवर्धन व परिपोषण करणारे धोरण सरकारी कार्यालयाने आत्मसात केले पाहिजे. हे कसे साधावे यासाठी एखाद्या नियमावलीची गरज नाही हा कार्यालय व्यवस्थापकाच्या कौशल्याचा, धूर्ततेचा व पुरोगामीपणाचा प्रश्न आहे.